- Деятельность компании рассматривается как совокупность бизнес-процессов.
- Выполнение бизнес-процессов подлежит регламентации.
- У каждого бизнес-процесса есть внутренний или внешний Клиент и владелец (лицо, отвечающее за результат бизнес-процесса).
Рисунок 1 – Содержание процессного подхода
Выгоды от внедрения процессного подхода очевидны
Это повышение удовлетворенности потребителей; оптимизация ресурсов на уровне функций персонала, т.е. повышение производительности и снижение относительной затратности ресурсов; синхронизация процессов предприятия с процессами других компаний, также внедривших процессную модель, а также эффект синергии в цепочке поставок.
Однако при проектировании и внедрении процессной модели предприятия сталкиваются со многими трудностями
- Неготовность к серьезным изменениям в структуре управления компанией.
- Непонимание того, зачем нужна регламентация процессов и как правильно это делать
- Отсутствие необходимого терпения, желания и ресурсов, необходимых для реальной оптимизации процессов.
- Неумение организовать управление процессами.
- Неспособность создать систему постоянного улучшения процессов, т. е. внедрить цикл Деминга «Планируй – Делай – Проверяй – Действуй».
В частности, проектирование структуры процессов и поддержание в актуальном состоянии необходимой документации без использования программного решения требует большого количества времени и других ресурсов, а также часто приводит к ошибкам в работе: системным (например, ошибки в алгоритме описания процессов); случайным (например, потеря данных при заведении, технический сбой, ошибки в расчетах). Контролировать такие важные показатели, как загруженность каждой должности, потребность в сотрудниках и др., также крайне сложно без использования программы. В связи с вышеперечисленным предприятия всё чаще и чаще задумываются об автоматизации построения процессной модели.
Оптимизация бизнес-процессов и проектов компании с помощью программы, автоматизирующей построение процессной модели и контроль за выполнением бизнес-процессов, является важным шагом для повышения эффективности организации.
Одним из решений, которое позволит автоматизировать построение процессной модели, является облачное программное решение GRAIT Process – продукт, созданный с учётом лучших мировых практик и передового опыта в области разработки и внедрения систем менеджмента. Данный IT-продукт разработан организацией Грэйт, являющейся дочерней компанией ИнтерКонсалт. Уникальность разработки IT-продуктов компании Грэйт заключается в объединении научно-практического опыта работы консультантов на проектах по внедрению систем менеджмента, IT-образования и навыков в разработке программного обеспечения. Это в комплексе представляет синергетический эффект и позволяет агрегировать и реализовать в продуктах накопленный опыт.
GRAIT Process позволяет найти операции, крадущие ресурсы; наладить взаимодействие между процессами; увидеть загрузку и вовлеченность каждого сотрудника; улучшить документооборот; быстро вводить в должность новых сотрудников.
При использовании GRAIT Process предприятия внедрят в свою компанию процессный подход и цикл Деминга «Планируй – Делай – Проверяй – Действуй» (PDCA). Цикл Деминга (цикл PDCA) – это модель непрерывного улучшения качества, которая включает следующие элементы:
- Plan (планирование) – разработка процессов, необходимых для достижения результатов в соответствии с требованиями потребителей;
- Do (осуществление, действие) – внедрение процессов;
- Check (контроль) – постоянная проверка процессов для сравнения с целями и требованиями;
- Act (действие) – действия по постоянному улучшению процессов.
Для оптимизации бизнес-процессов и проектов компании с помощью программы GRAIT Process необходимо выполнить следующие действия (рисунок 2).
Рисунок 2 – Последовательность действий для оптимизации бизнес-процессов и проектов компании с помощью программы GRAIT
1. Заведение информации о компании и создание оргструктуры
С помощью программы сформируйте организационную структуру Вашей компании, включая должности и ФИО всех сотрудников. В программе предусмотрено создание, редактирование, удаление должностей и сотрудника. Очень часто в разных компаниях возникают сложности с поддержанием оргструктуры в актуальном состоянии. Теперь это можно отслеживать в онлайн-режиме.
2. Формирование структуры процессов
После заведения оргструктуры сформируйте процессную модель Вашей компании. Идентифицируйте основные бизнес-процессы компании и зависимости между ними. Программа позволяет использовать предустановленные стандартные процессы или создавать процессы с нуля. Предусмотрена возможность настройки операций процессов с учетом отличительных особенностей компании.
3. Описание бизнес-процессов
Для каждого процесса определите цель; владельца; последовательность операций; входы (входные объекты, которые преобразуются в выходы в ходе выполнения процесса, например, материалы, информация); выходы (материальный и / или информационный объект, являющийся результатом выполнения процесса, представляющий ценность для потребителя и потребляемый внешними по отношению к процессу Клиентами), ответственных за операции; регламент выполнения каждой операции. Гибко настраивайте операции процессов, формируйте связи между процессами и заключайте межпроцессные соглашения.
4. Проверка целостности процессов
Программа позволяет автоматически осуществить проверку целостности процессов, которая включает оценку корректности формирования каждого процесса (подпроцесса) в отдельности; целостности всех процессов компании; корректности каждой операции процесса. GRAIT Process позволяет запустить процедуру проверки для любого процесса любого уровня.
5. Формирование регламентов
В GRAIT Process предусмотрено автоматическое создание регламентов и выгрузка в формате Word как для всех, так и для каждой должности. Формирование регламентов в разделе происходит автоматически на основе информации, заведённой при описании процессов.
6. Внедрение регламентов в деятельность компании
Программное обеспечение GRAIT Process позволит не только автоматизировать процесс построения процессной модели, но и поможет внедрить разработанные регламенты в деятельность компании. Благодаря блоку программы «Монитор сотрудника» все сотрудники будут знать, какие конкретно операции они должны выполнять.
7. Управление и контроль процессов
Используя программу GRAIT Process, установите процедуры контроля и мониторинга. Данный инструмент позволяет отслеживать равномерность / неравномерность загрузки должностей; определять % загрузки каждой должности исходя из установленного набора функций и продолжительности их выполнения; выявлять потребность в сотрудниках и др. Это поможет улучшить управление процессами и быстро реагировать на несоответствия.
8. Анализ данных и улучшение процессов
Анализируйте данные с помощью GRAIT Process. Идентифицируйте слабые места и определяйте области для улучшения и оптимизации процессов. Анализируя полученную информацию, руководители могут принимать решения по пересмотру или перераспределению операций, если некоторые должности сильно перегружены; устранять ненужные функции (например, связанные с формированием никому не нужных отчетов) и др. Внедряйте необходимые изменения в систему для достижения более лучших результатов.
Таким образом, внедрив GRAIT Process в свою компанию, Вы получите простой инструмент по управлению процессами и проектами для ежедневного использования руководителями всех уровней, который позволяет проектировать процессные модели; поддерживать документацию в актуальном состоянии; обучать сотрудников; оценивать загруженность и потребность в персонале, а также другие важные для компании показатели.
Оптимизация бизнес-процессов и проектов компании с помощью программы GRAIT Process поможет Вашей компании улучшить взаимодействие между различными процессами; ускорить принятие решений; повысить управляемость и эффективность.
