Автоматизация аудита – необходимое условие успешного управления организацией
Автоматизация аудита систематизирует и стандартизирует сбор информации; уменьшает вероятность ошибок и повышает точность результатов; выявляет несоответствия и аномалии в данных; отслеживает ключевые показатели и процессы; повышает уровень внутреннего и внешнего контроля; сокращает затраты времени и труда; формирует отчеты и др.
В целом, автоматизация аудита способствует повышению надежности, объективности и эффективности внутреннего и внешнего контроля, что в современных условиях является необходимым условием успешного управления организацией и обеспечения ее устойчивого развития.
Другими словами, собственникам и руководителям организации, инвесторам необходимо систематически и быстро проводить проверки (аудиты), чтобы получать от незаинтересованных лиц непредвзятую информацию о различных элементах бизнеса, о выполнении запланированных мероприятий, о соответствии установленным требованиям. Очевидно, что быстроту и качество аудита обеспечивает именно его автоматизация.
Для успешной автоматизации аудита в организации важно выбрать подходящее программное обеспечение, провести его интеграцию с существующими информационными системами и обучить персонал работе с новыми инструментами. В настоящей статье рассмотрен один из самых эффективных инструментов автоматизации аудита – GRAIT Audit, облачный сервис для проведения любых аудитов и управления несоответствиями (разработан компанией ГРЭЙТ).
Оставить заявку
Типы аудита, подлежащие автоматизации в GRAIT Audit
Аудит – это процесс получения информации о бизнесе и проверки его состояния на соответствие определённым критериям.
В стандарте ISO 19011 «Руководящие указания по проведению аудитов систем менеджмента» (ISO 19011:2018 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021) выделены два основных типа аудита – внутренний и внешний (рис. 1).
Рисунок 1 – Типы аудита систем менеджмента (ISO 19011:2018 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021)
Аудит первой стороны (внутренний аудит). Это внутренняя проверка в организации, обследование собственных систем, процедур и работ с целью удостовериться в их адекватности и соответствии. GRAIT Audit позволяет проводить аудит первой стороны.
Аудит второй стороны (аудит внешнего поставщика; аудит другой внешней заинтересованной стороны). Это внешняя проверка в организации, т.е. заказчик или потенциальный заказчик проверяет своего поставщика услуг или товаров. GRAIT Audit позволяет проводить аудит второй стороны.
Аудит третьей стороны (аудит для сертификации и/или аккредитации; аудит соблюдения законодательства, нормативных правовых требований и аналогичных целей). Это внешняя проверка в организации, которая выполняется независимой организацией.
Чем интересен и что позволяет сделать GRAIT Audit?
Автоматизация работы аудиторов в GRAIT Audit позволяет организовать процесс проведения аудитов с использованием различных инструментов. При помощи программного обеспечения для автоматизации аудита систем менеджмента и управления несоответствиями можно сделать очень многое. Основные возможности автоматизации аудита приведены на рисунке 2.
Рисунок 2 – Основные возможности автоматизации аудита и управления несоответствиями с программным обеспечением GRAIT Audit
Следует отметить, что кроме широкого спектра рассмотренных возможностей, GRAIT Audit имеет значительные преимущества. Вот основные из них:
- GRAIT Audit – это облачное программное решение, которое зарегистрировано в едином реестре российских программ для ЭВМ (запись №15289 от 25.10.2022);
- хранение документов осуществляется на сервере Разработчика ПО и/или на Яндекс.Диске Клиента;
- серверы Разработчика ПО находятся в России, инфраструктура соответствует 152-ФЗ «О персональных данных»;
- специальные действия по установке ПО не требуются, можно работать с любого устройства.
Функциональные возможности программного обеспечения GRAIT Audit
Последовательность действий в GRAIT Audit для автоматизации аудита систем менеджмента включает шесть шагов (рис. 3).
Рисунок 3 – Последовательность действий (шагов) в программе GRAIT Audit
Для каждого шага (рис. 3) разработан интуитивно понятный интерфейс, который визуально разделен на удобные блоки.
Оставить заявку
Шаг 1. Формирование шаблонов чек-листов в программе GRAIT Audit
Чек-лист в аудите – это структурированный перечень вопросов, которые аудитор использует для проверки и оценки соответствия определённой деятельности организации установленным стандартам, нормативам и внутренним политикам. Другими словами, это заранее подготовленный список вопросов, который помогает систематически проверить все важные моменты без пропусков. Такой шаблон можно использовать повторно для разных объектов или проверок, что делает процесс более удобным и последовательным.
Например, по бизнес-процессу «Продажи» в шаблоне чек-листа основные вопросы аудита могут быть объединены в следующие группы: привлечение клиентов; обработка входящих запросов; презентация и предложение; обработка возражений и переговоры; заключение сделки; оформление заказа и доставка; оплата и завершение сделки; обратная связь и постпродажное обслуживание.
Программный продукт GRAIT Audit имеет широкие возможности формирования чек-листов и позволяет производить следующие действия:
- формирование шаблонов чек-листов с учетом заложенной структуры международных стандартов, их редактирование и удаление;
- формирование новых шаблонов чек-листов на основе «слияний» текущих (например, для интегрированных систем менеджмента либо проведения комбинированного аудита);
- создание базы стандартных ответов по чек-листу с несоответствиями и рекомендациями;
- использование, копирование уже предустановленного набора шаблонов чек-листов.
Шаг 2. Создание структуры объектов в программе GRAIT Audit
Создание структуры объектов аудита – это определение и подготовка конкретных участков или элементов организации, которые будут проверяться во время аудита. Другими словами, это выбор того, что именно нужно проверить, чтобы убедиться, что всё работает правильно и соответствует требованиям.
Например, при аудите бухгалтерской деятельности, объектами аудита могут стать: бухгалтерская документация (книги, журналы, отчеты); расчеты с поставщиками и покупателями; налогооблагаемые операции. При аудите производства, объектами могут быть производственные процессы; запасы сырья и готовой продукции; оборудование и его ремонт.
Программный продукт GRAIT Audit позволяет создать список и структуру (оргструктуру) объектов, подвергаемых проверке на соответствие определенным требованиям/критериям.
Шаг 3. Планирование аудита на основе выбранного чек-листа в программе GRAIT Audit
Планирование аудита – это процесс заранее продуманного распределения задач и ресурсов для проверки различных частей бизнеса. Другими словами, это составление подробного плана, чтобы понять, кто, что, когда и как проверяет, чтобы всё прошло эффективно и без ошибок.
Например, организация готовится проверить процессы закупок и продаж. Тогда объектами аудита будут следующие бизнес-процессы: «Закупки», «Продажи». Аудиторов назначают для каждого процесса в отдельности из специалистов, которые лучше разбираются в каждой области. В разрезе каждого процесса определяются конкретные периоды для проверки (например, последние 3 месяца). Время проведения устанавливает даты для каждой проверки. Сроки определяют, когда должен завершиться аудит по каждому бизнес-процессу. Критерии задают стандарты или нормативы для оценки правильности и эффективности каждого процесса.
Программный продукт GRAIT Audit при планировании аудита позволяет производить следующие действия:
- интеллектуальное планирование аудита по объектам, аудиторам, объемам, времени проведения, срокам, отдельным критериям;
- выгрузка готового плана аудита для каждого объекта аудита (процесс / подразделение) в формате Word.
Шаг 4. Проведение аудита в программе GRAIT Audit
Проведение аудита – это процесс проверки деятельности, документов или процессов организации для того, чтобы убедиться, что всё выполняется правильно, соответствует стандартам и требованиям.
Программный продукт GRAIT Audit при проведении аудита предусматривает следующие действия:
- быстрое и удобное заполнение форм чек-листов с использованием мобильной версии и голосового набора;
- проведение аудита несколькими аудиторами с автоматическим сведением всех результатов в единый отчет;
- выгрузка всех результатов аудита в форматах Word, Excel.
Шаг 5. Формирование подробного отчёта по результатам аудита в программе GRAIT Audit
Формирование результатов аудита – это этап, на котором аудитор, проведя проверку, собирает и систематизирует все обнаруженные данные, выводы и рекомендации. Этот процесс включает подготовку отчёта, в котором подробно описываются выявленные недостатки, сильные стороны и предложения по улучшению.
При формировании результатов аудита в GRAIT Audit происходит следующее:
- выгрузка всех результатов аудита в форматах Word, Excel для дальнейшего формирования корректирующий действий;
- формирование в ходе аудита общих и детальных выводов для отображения их в отчете;
- автоматическое создание отчета по результатам аудита с количественной оценкой степени соответствия как для каждого объекта (процесса/подразделения) аудита, так и для организации в целом.
Шаг 6. Управление несоответствиями в программе GRAIT Audit
Управление несоответствиями в аудите – это процесс выявления, анализа и исправления ошибок или нарушений, обнаруженных во время проверки. Например, договор с клиентом оформлен без соблюдения внутренней процедуры. Это несоответствие и его нужно исправить, т.е. зафиксировать несоответствие; определить причины несоответствия; повторно оформить договор; убедиться, что договор оформлен правильно и в установленном порядке; внедрить меры профилактики (обновить инструкции, провести тренинг).
В программном продукте GRAIT Audit есть следующие возможности:
- формирование списка несоответствий по аудитам и из других источников, включая регистрацию любых сбоев, жалоб, обратной связи через QR-коды;
- формирование списка корректирующих мероприятий по каждому несоответствию;
- назначение ответственных и отслеживание статусов закрытия корректирующих мероприятий.
Оставить заявку
Выгоды от использования программного обеспечения GRAIT Audit
Автоматизация аудита с программой GRAIT Audit повышает скорость, точность и эффективность, снижая риски ошибок и затраты времени и ресурсов. При этом самая очевидная выгода – это экономия времени за счет автоматизации аудита (рис. 4).
Рисунок 4 – Экономия времени за счет автоматизации аудита с программой GRAIT Audit
Экономия времени ведёт к сокращению издержек от 20 % и выше за счет сокращения расходов на привлечение дополнительных сотрудников, сторонних аудиторов.
Автоматизация аудита с программой GRAIT Audit – это всегда повышение качества за счет скорости и минимизации ошибок, что способствует формированию объективных выводов для принятия верных управленческих решений.
