Цифровое решение GRAIT Audit – это облачное программное решение для проведения любых аудитов и управления несоответствиями. Решение разработано компанией Грэйт, дочерней компанией ИнтерКонсалт, занимающейся разработкой и внедрением систем и инструментов менеджмента с 2005 года.
Решение позволяет
- Автоматизировать работу аудиторов и организовать процесс проведения аудитов в любой компании в соответствии со стандартом ISO 19011 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021 «Руководящие указания по проведению аудита систем менеджмента».
- Быстро и грамотно провести любой аудит.
- Формировать понятный и грамотный отчет.
- Воспользоваться готовыми чек-листами, примерами формулировок несоответствий и рекомендаций.
- Ускорить обучение новых аудиторов и проводить аудиты специалистами с начальным уровнем подготовки без потери качества.
- Проводить несколько аудитов одновременно.
- Управлять несоответствиями, формируя корректирующие мероприятия и назначая ответственных.
Конкурентные преимущества GRAIT Audit
№ 1 В первую очередь отметим преимущества, связанные с шаблонами чек-листов. Разработчики GRAIT Audit отказались от разноуровневой структуры чек-листа и реализовали трехуровневую структуру чек-листа по аналогии со структурой многих международных стандартов. Гармонизированный подход к созданию чек-листов позволяет обеспечить их единообразие и интеграцию. Разноуровневая структура чек-листа вводит в заблуждение пользователей и усложняет процесс сведения данных, полученных в рамках аудита.Программный продукт GRAIT Audit позволяет копировать, редактировать и удалять те чек-листы, которые не применимы для организации. Благодаря копированию предустановленных чек-листов можно быстро и легко настроить и сделать нужный для себя чек-лист.
Важно отметить, что в GRAIT Audit возможно не только объединение чек-листов, но именно «умное» слияние, подразумевающее под собой то, что в итоговом чек-листе после интеграции (слияния) все одноименные разделы соединяются в один, все одноименные подразделы внутри одинаковых разделов соединяются в единые подразделы. Такая же ситуация с критериями. Т.е. итоговый чек-лист включает как одинаковые части разных чек-листов, так и все уникальные части чек-листов. Это очень полезно в тех случаях, когда компания проводит аудит по интегрированным системам менеджмента или комбинированный аудит.
№ 2 Следующие преимущества цифрового решения GRAIT Audit связаны с системой оценки выполнения требований. В GRAIT Audit реализована единая система оценки выполнения требований (да / нет / не применимо), которая позволяет получить объективные ответы от аудиторов. Создатели программного решения GRAIT Audit намеренно отказались от бальной системы оценки, реализованной у других разработчиков программ по аудитам, так как бальная оценка более субъективна, и разные аудиторы с разным опытом могут ответить по-разному. В итоге организация, которая проводит аудиты, получит необъективные ответы и недостоверные аналитические данные. Вопросы, на которые предусмотрены ответы (да / нет / не применимо), позволяют разным аудиторам получить одинаковый результат. При анализе таких ответов специалисты компании получат действительно ценные данные.
Большое внимание при создании чек-листов, представленных в GRAIT Audit, уделялось построению вопросов. Вопросы сформулированы таким образом, чтобы аудитор с базовым уровнем компетенций, не обладающий большим опытом и глубокими знаниями, получил в этой системе одинаковый результат с гораздо более опытными коллегами. Более того, новичок благодаря системе может перенять накопленный нами опыт через сформулированные вопросы, через стандартные формулировки несоответствий и рекомендаций. При этом есть возможность добавить что-то свое, исходя из собственного понимания ситуации. Совокупный опыт обогащает, благодаря чему компетентность аудиторов растет.
Неоднозначная формулировка вопросов, с которой разработчики GRAIT Audit столкнулись у конкурентов, приводит к необъективной оценке. Например, формулировка «Проведение ремонтных работ» допускает широкий спектр толкований, разные проверяющие поймут его по-разному и, следовательно, дадут на него разные ответы. Очевидно, что результаты такой проверки будут необъективными.
В чек-листах GRAIT Audit, напротив, вопросы сформулированы четко, понятно, корректно. Например, «Существует ли на предприятии утвержденный порядок проведения ремонтных работ, обеспечивающий безопасность выпускаемой продукции?», «Имеется ли на предприятии утверждённый порядок технического обслуживания оборудования и график ППР с целью поддержания их в рабочем состоянии?», «Выполняются ли работы согласно графику ППР с целью поддержания в рабочем состоянии оборудования?», «Принимаются ли на предприятии такие меры, как программа инспекций, проводимых перед запуском оборудования?», «Проводится ли на предприятии регулярное, документально контролируемое обучение работников технических служб и подрядных организаций, выполняющих данный вид работ, правилам проведения ремонтных работ, обеспечивающих безопасность продукции?» и др.
№ 3 Отдельно отметим библиотеку чек-листов GRAIT Audit, которая является уникальной, так как все чек-листы выверены специалистами с большим опытом в области внедрения систем менеджмента и проведения аудитов на разных предприятиях. Консультанты компании Грэйт более 17 лет проводят аудиты на предприятиях из разных отраслей и знают все нюансы, которые необходимо учесть при планировании и проведении аудитов, а также подготовке отчетов.
У ряда компаний, которые являются разработчиками программных решений по аудитам, большие библиотеки чек-листов (1000+) с однотипными, практически не применимыми к реальной компании чек-листами. Данные чек-листы, как говорят сами конкуренты, нельзя просто взять и использовать, а нужно перерабатывать и дорабатывать под себя.
Разработчики GRAIT Audit отказались от такого количества чек-листов, так как в актуальном состоянии невозможно поддерживать 1000 и более чек-листов. У нас представлено ограниченное количество предустановленных чек-листов по различным тематикам, которые поддерживаются в актуальном состоянии, имеют четкие и детально проработанные формулировки. Эти чек-листы можно брать и использовать для работы. При этом есть возможность добавить вопросы, связанные со спецификой предприятия. Важно отметить, что программа содержит чек-листы по международным стандартам (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, FSSC 22000, ISO 13485 и др.), которых нет нигде.
№ 4 Большим преимуществом, которое практически отсутствует у других аналогов, является возможность проведения аудита с помощью голосового набора. Аудитор просто идет и наговаривает голосом все наблюдения, замечания, несоответствия. Программа голосового ввода воспринимает произнесенные слова и преобразует их в письменный текст, что значительно экономит время для аудитора при заполнении данных во время проверки и при обработке полученной информации.
№ 5 В GRAIT Audit предусмотрено два варианта планирования аудита: быстрое планирование и детальное интеллектуальное планирование. При выборе варианта «быстрое планирование» пользователь заполняет обязательные поля, выбирает аудитора, объект аудита, определяет сроки и сразу начинает проводить аудит. Детальное интеллектуальное планирование, которое отсутствует в аналогичных программах, предполагает точечную настройку всех параметров, включая выбор отдельных вопросов чек-листа для каждого подразделения. Отличительной чертой является и то, что в программе есть возможность проверить, свободен или нет аудитор. Отдельно добавим, что в программе можно выбрать нескольких аудиторов для проведения одного аудита, что не предусмотрено в программах-аналогах. Наш многолетний опыт показал, что, как правило, аудит проводится несколькими людьми как в малых, средних, так и крупных компаниях.
№ 6 Следующим преимуществом является форма отчета в Word, которая предусматривает возможность вывода кратких сводных результатов по аудиту.
№ 7 Гордость программного решения GRAIT Audit – раздел Аналитика. Этот блок, представленный в виде различных интерактивных графиков и диаграмм, позволяет анализировать результаты аудитов и принимать управленческие решения. Раздел Аналитика включает в себя как сводные показатели, так и показатели в динамике по аудитам, несоответствиям и корректирующим мероприятиям. У представителей организации, проводящей аудит, есть возможность выбрать любой период и проанализировать компанию в целом, так и в отдельности каждый объект, включать и отключать отдельные показатели прямо на графиках.
№ 8 В завершение напишем про раздел «Обновления», который позволяет пользователям узнавать обо всех новшествах программного решения GRAIT Audit. Разработчики этого решения придерживаются стратегии непрерывного улучшения, поэтому программное обеспечение постоянно дорабатывается и обновляется с учетом анализа потребностей и ожиданий пользователей.
