Зачем нужна автоматизация регламентов бизнес-процессов?
Регламенты процессов – это официальные документы, содержащие подробное описание порядка выполнения конкретных бизнес-процессов, установленные стандарты, обязанности участников и последовательность действий. Они служат инструментом стандартизации деятельности, обеспечивают единые подходы к выполнению задач, повышают эффективность работы, снижают ошибки и способствуют контролю качества. Регламенты процессов позволяют сотрудникам четко ориентироваться в своих обязанностях и способствуют постоянному улучшению бизнес-операций.
Автоматизация регламентов процессов – это использование информационных систем и программных решений для выполнения, контроля и управления бизнес-процессами в автоматическом или полуавтоматическом режиме. Ее основные преимущества включают повышение эффективности, снижение ошибок, ускорение выполнения задач, улучшение контроля и прозрачности процессов, а также возможность быстрого реагирования на изменения.
Ключевые направления автоматизации регламентов бизнес-процессов – это использование электронных форм и документов; автоматизация маршрутизации задач и согласований; мониторинг и аналитика выполнения процессов в реальном времени.
Таким образом, автоматизация регламентов бизнес-процессов способствует более эффективному управлению деятельностью организации, снижая нагрузку на сотрудников и повышая качество исполнения бизнес-операций.
Для успешной автоматизации бизнес-процессов важно выбрать подходящее программное обеспечение, провести его интеграцию с существующими информационными системами и обучить персонал работе с новыми инструментами. В настоящей статье рассмотрен один их самых эффективных инструментов автоматизации бизнес-процессов – GRAIT Process, облачный сервис для оптимизации бизнес-процессов и проектов организации, автоматизирующий построение процессной модели и контроль за выполнением бизнес-процессов.
Оставить заявку
Цели программного обеспечения автоматизации управления бизнес-процессами приведены на рисунке 1.
Рисунок 1 – Цели программного обеспечения автоматизации управления бизнес-процессами (GRAIT Process)
Чем интересен и GRAIT Process?
Автоматизация бизнес-процессов в GRAIT Process позволяет организовать построение процессной модели с использованием различных инструментов. Основные возможности автоматизации бизнес-процессов приведены на рисунке 2.
Рисунок 2 – Основные возможности автоматизации бизнес-процессов с программным обеспечением GRAIT Process
Как на практике выглядят возможности GRAIT Process?
При проектировании процессов и операций в GRAIT Process быстро становится видна реальная картина в цепочках операций, которые уже работают в организации. Обнаруживаются дублирующие операции и целые цепочки операций, результаты которых никому не нужны. Другими словами, GRAIT Process помогает найти операции, крадущие ресурсы.
Система выстраивания процессов в GRAIT Process построена таким образом, что сразу видно, какие запросы, с какими характеристиками приходят в каждый процесс, и что действительно необходимо смежным операциям и процессам. Другими словами, GRAIT Process показывает, чего хотят от конкретного процесса другие процессы.
Система GRAIT Process автоматически рассчитает «Загрузку должности», «Потребность в сотрудниках», «Время выполнения операций» и другие параметры. В один клик можно увидеть вовлеченность должности в различные процессы. Другими словами, GRAIT Process показывает загрузку и вовлеченность каждого сотрудника.
Система документов в GRAIT Process построена таким образом, что её легко поддерживать в актуальном состоянии. Все необходимые документы, регламенты для конкретной должности всегда будут на мониторе сотрудника. Другими словами, GRAIT Process налаживает документооборот.
Внутренняя система проверок в GRAIT Process позволит уже на первых этапах проектирования процессов «как должно быть» («to be») или описания процессов «как есть» («as is») увидеть в автоматическом режиме все обрывы цепочек операций, отсутствие связей в операциях и между ними, а также ошибки на уровне процессов. Другими словами, GRAIT Process не допускает ошибок при построении процессов и операций.
GRAIT Process позволяет просто подключить нового сотрудника к его должности, и на своем мониторе он мгновенно увидит все, что необходимо для работы: процессы, в которых участвует, перечень операций, регламенты (процедуры, правила, документы) и другую информацию. Другими словами, GRAIT Process быстро вводит в должность нового сотрудника.
Следует отметить, что кроме широкого спектра рассмотренных выше возможностей, GRAIT Process имеет значительные преимущества. Вот основные из них:
- GRAIT Process – это облачное программное решение, которое зарегистрировано в едином реестре российских программ для ЭВМ;
- хранение документов осуществляется на сервере Разработчика ПО и/или на Яндекс.Диске Клиента;
- серверы Разработчика ПО находятся в России, инфраструктура соответствует 152-ФЗ «О персональных данных»;
- специальные действия по установке ПО не требуются, можно работать с любого устройства.
Для каких организаций предназначено ПО GRAIT Process?
- GRAIT Process – универсальная программа для организаций разных размеров с любой сферой деятельности, с любым объемом выручки/прибыли.
- GRAIT Process – программа для руководителей всех уровней, которые хотят провести цифровую трансформацию своей деятельности и повысить прозрачность и эффективность в управлении бизнес-процессами.
Оставить заявку
Функциональные возможности программного обеспечения GRAIT Process
Последовательность действий в GRAIT Process для автоматизации бизнес-процессов включает семь шагов.
Шаг 1. Создание оргструктуры компании/проекта:
- создание структуры должностей;
- смена родительской должности;
- прикрепление сотрудника к одной или нескольким должностям;
- редактирование, удаление должности и сотрудника.
Шаг 2. Формирование структуры процессов: - создание многоуровневой структуры процессов;
- использование предустановленных стандартных процессов;
- смена родительского процесса;
- детальное формирование и настройка операций процессов;
- формирование результатов деятельности для потребителей;
- формирование и связывание входов-выходов процессов и операций.
Шаг 3. Описание процессов:
- формирование цели процесса;
- определение владельца / руководителя процесса;
- детализация / уточнение процесса, создание подпроцессов;
- формирование операций процесса;
- определение времени и периодичности выполнения операций;
- определение ответственных за операции;
- формирование регламента выполнения каждой операции;
- определение входов-выходов (формирование межпроцессных соглашений);
- согласование (обсуждение) входов-выходов каждой операции;
- прослеживаемость связи цепочек операций.
Шаг 4. Проверка целостности процессов:
- проверка корректности формирования / описания каждого процесса (подпроцесса) в отдельности;
- проверка целостности всех процессов организации;
- проверка корректности каждой операции процесса;
- выгрузка в Word результатов проверок.
Шаг 5. Формирование и исполнение регламентов:
- автоматическое создание регламента и выгрузка в формате Word для каждой должности;
- автоматическое создание регламента любого процесса, операции для всех или выбранных должностей;
- автоматическое создание регламента всех процессов организации;
- отображение на мониторе каждого сотрудника индивидуального списка регламентов к исполнению.
Шаг 6. Формирование справочников:
- сотрудники;
- поставщики и потребители;
- стандартные/типовые процессы;
- и др.
Шаг 7. Расчет показателей:
- загрузка должности;
- потребность в сотрудниках;
- общее время выполнения операций каждой должностью в месяц;
- количество процессов первого уровня;
- общее количество процессов;
- общее количество операций;
- и др.
Оставить заявку
Основные блоки программного продукта GRAIT Process
Программа GRAIT Process включает семь разделов (рис. 3).
Рисунок 3 – Основные разделы программы GRAIT Process
Монитор компании – информационно-аналитическая панель, агрегирующая информацию по различным показателям работы и деятельности организации, сотрудников, процессов.
Монитор сотрудника – индивидуальная панель пользователя любого уровня, на которой отображены наиболее значимые события, например, список его процессов и список его конкретных операций/задач и др.
Оргструктура – схема подчиненности/взаимодействия должностей в структуре организации.
Процессы – раздел, в котором заложен инструмент по моделированию и проектированию процессов/проектов организации.
Документы – раздел, в котором агрегируются для каждой должности регламенты по процессам, а также общие регламенты организации. Поддерживается актуальность информации, а также есть возможность выгрузки любого документа для любой должности.
Справочники – раздел, предназначенный для хранения в информационной базе данные программы, а также для редактирования общих данных, необходимых для работы других модулей системы. В системе справочники имеют списочный характер.
Личный кабинет – персональная страница пользователя. Это раздел доступен пользователю после авторизации
Выгоды от использования программного обеспечения GRAIT Process
Автоматизация управления бизнес-процессами с программой GRAIT Process повышает скорость, точность и эффективность принятия решений, снижая риски ошибок и затраты времени и ресурсов. (рис. 4).
Рисунок 4 – Выгоды от использования программного обеспечения GRAIT Process
Автоматизация бизнес-процессов с программой GRAIT Process – это всегда повышение качества управления за счет скорости и минимизации ошибок, что и способствует формированию объективных выводов для принятия верных управленческих решений.
